Kikidas・・・湖東地域材循環システム協議会

■議題：配布資料（アクション一覧）に基づき、マネジメント部会担当項目について検討

１．「会員の入退会について」【年内】入退会動向が落ち着く、年内あたりは様子を見る
２．「会員の情報共有」　【早急】
　　・メーリングリスト（ML）立ち上げ、　担当：澤田
　　・ML立ち上げ本数、（①３役会、②役員会、③部会×３、④全体会　以上６本）
　　・ワーキンググループ（ＷＧ）は各グループで対応する。
３．「事務決済規定」
　　・【早急】情報発信に関するルール、３役会で承認する流れ。　担当：山口
　　・【早急】支出決済に関するルール（一般管理費関係）　担当：山口

４．「会　計」
　　・一般管理費は事務局が担う。
　　・委託、補助事業関係は国との契約内容が把握できたころで検討する。
　　・運転資金の借り入れなどの課題あり。

５．「親睦会の開催」【早急】
　　・キックオフ親睦会開催。８月２９日（金）キャンプファイアー、ペレット・コンロなど
　　・平居氏（主幹事）、橋場氏（鮎調達）、梅沢氏（燃焼係）、準備担当は昼から、参加者は夕刻
　　・各担当への確認など　担当：平居

６．「問い合わせの対応」
　【早急】外部からの問い合わせは、基本的に県が対応する。

７．「助成金の申請」
　【随時】県と事務局が情報収集し、ＭＬ等にて情報伝達する。

８．「広報活動」　【早急】　　・対外説明用リーフレットを作成する。協議会名称、概要、組織構成、事業構想などを
　　　１枚に整理する。　担当：山口
　　・渉外活動のルール（報告方法など）　担当：山口

９．「事業関係」
　【年度内に報告書作成まで完了する】※国との契約時に再確認
　　事業１：kikidasペーパーの試作
　　事業２：環境評価の試行
　　事業３：地域材を活用した新築もしくは耐震改修の環境負荷概算と事業計画書取りまとめ

　　（ＷＧ発足までの流れ）
　　・ＷＧにて「事業計画（案）」作成　→　役員会承認　→　ＷＧ正式立上げ　→　
　　　以降は基本的ＷＧにて責任をもって遂行する。
　　（「事業計画」内容）
　　・①目的、②概要、③成果（効果）、④工程、⑤組織（人員）、⑥実行予算、⑦連絡担当など

10．その他
　　・マネジメント部会は、①部会担当の仕事、②事業（ワーキング・グループ）を切り分け、今後、
　　　事業の取り扱いは役員会に移行する。

  

遅くなりました！
前々回（６月開催分）の概要報告です。

部会長作成のレジュメに沿って進行

●会員の管理について
　・入退会については、希望者の様子を見る。傍聴してもらうなりの上で、
　　入会の希望があれば役員会で協議。
　・会費納入の管理は、当面山口で行う
　・名簿作成（今回配布）と管理は当面山口で行う
　・メーリングリストは、作成を検討する

●会議の開催について
　・会議の招聘はブログにアップ、もしくはメールにて連絡。メールを使って
　　いない会員には文書を送付（当面）
　・資料は必要に応じ担当者が作成
　・記録は各部会等で始める前に決定、この様式にまとめて当面山口
　　へ送付。　（一週間以内に）

●会報について
　・当面ブログで対応
　・メンバー表や３役の名前をブログに追加すること！

●相談窓口
　・kikidas@maruto-s.comのアドレスが国の提案書にある。確認すること。

◇勉強会について
　申請書などに出てくる言葉でわかりにくいものについて毎月10～15分
　程度資料 を使って部会で勉強会を開く

◇知的財産の取り扱いについて
　　会議での発言内容と発言者名を確実に残しておくこと。あとで問題に
　　なった時確認が出来るように。
　　言い出した人を尊重するという基本を守るように。（役員会でも提案）

◇会費の徴収
今回持参いただいた方の分を徴収。
  

マネジメント部会では、そもそも何をするべきか？
から議論がスタート。
組織の中には様々な業務が発生します…

1.「マネジメント」について
　　 「会のマネジメント」と「事業のマネジメント」を区別する。
2.「事業のマネジメント」はプロジェクト単位＋調整
3.「会のマネジメント」についてワークショップ形式で意見をまとめる
→統合項目の優先順位を決めて取り組む
　　　　　　　　　　（以下、★の数で優先順位を表示）

★★★ ＜事務局業務＞
　・会員の管理（入退会、会費、名簿、メーリングリスト作成など）
　・会議の開催について（会議の招聘、資料、記録など）
　・「会」の会計（予算、決算）
　・ゴム印、印鑑、通帳など
　・会報
　・備品、リース管理など
　・事務決裁規定
　・書式づくり
　・相談等窓口（電話、メイルなど）
　・問い合わせ（会員）の対応

★★ ＜企画業務＞
　・協議会のサイトマップ（組織構成や仕組みをわかりやすく）とビジョン作成
　・部会間の調整と活動などの把握（会議や事業など）
　・部会間の情報交換のフォロー
　・ビジネスモデルの提案
　・「会」運営業務と「事業」展開業務の線引き
　・事業案のとりまとめ
　・事業のマネジメント
　・親睦会の開催
　・メンバーの職業やリスクの理解

★ ＜渉外広報業務＞
　・会員の募集
　・協力企業や団体などのリスト作成
　・山林所有者などへの働きかけ
　・他団体との交流と調整
　・助成金や補助金に関する情報収集と申請業務
　・問い合わせ（会員外）の対応
　・自治体、メディア、会員外への活動報告

特記事項 事務局→澤田藤司浩（＋山口）、Web→澤田順子、
　　　　　　　部会議事録係→高階＋平居